10 أسئلة لمساعدتك على تنظيم اجتماع جيد

    إليكم حقيقة محزنة: يقضي المدراء في أي مكان من 35٪ إلى 50٪ من وقتهم في الاجتماعات ، ومع ذلك يعتبر التنفيذيون أكثر من نصف تلك الاجتماعات بمثابة فشل.

    هذا ليس صادمًا غالبًا ما نجد أنفسنا في جلسة عصف ذهني تستغرق وقتًا طويلاً جدًا ، أو ليست طويلة بما فيه الكفاية ، أو مربكة أو محبطة أو غير منتجة تمامًا.

    هناك العديد من الحلول ، بالطبع. يمكننا إلغاء. يمكننا إعادة جدولة. يمكننا تحويل الاجتماع إلى سلسلة بريد إلكتروني أو مناقشة Slack.

    هذه كلها خطوات مناسبة في حالات معينة. لكن في بعض الأحيان نحتاج إلى بذل جهد حقيقي لفهم الأماكن التي تقصر فيها اجتماعاتنا والعمل بنشاط لإصلاحها. لأنه بعد كل شيء ، لا يمكننا أن نرفض مقابلة الناس من أي وقت مضى - لن يتم فعل أي شيء.

    إذا كنت تبحث عن الجاني حاول أن تسأل نفسك هذه الأسئلة ، وتطبيق هذه النصائح لتشغيل اجتماعات أكثر فعالية في العمل:

    قبل الاجتماع
    نعم ، يمكن أن يفشل اجتماعك حتى قبل أن يبدأ. إليك ما يجب التفكير فيه بمجرد إرسال تلك الدعوة.

    1. هل تشعر أنك مستعد؟
    هل تم ضبط جميع المواد الخاصة بك؟ هل هناك خطة مطبقة لكيفية سير الاجتماع؟ هل هناك قاعة مؤتمرات متاحة وحجزت؟

    سيكون صديقك الأكبر جدول أعمال - لا يمكنك عقد اجتماع رائع بدون اجتماع.

    الشيء الآخر المهم للتحضير في وقت مبكر هو هدفك في الاجتماع. اسأل نفسك (وربما كتابتها): "ما الشيء الذي أريد تحقيقه؟" قد يكون شيئًا صغيرًا ، مثل تحديث فريقك ، أو كبيرًا ، مثل الخروج بإستراتيجية لزيادة تفاعل المستخدمين. تأكد من محاذاة الجميع لهذا الهدف بحيث لا تحاول تغطية الأفكار المتضاربة في جلسة واحدة قصيرة.

    "يجب أن يكون لديك قسم حول النتيجة المرجوة ، والتي تختلف عن جدول الأعمال" ، يقول Devanté Lewis-Jackson ، مدير مبيعات السوق المتوسطة في The Muse. "يناقش جدول الأعمال ما سيحدث خلال الاجتماع ، لكن النتيجة المرجوة تبني الإجماع حول ما يجب القيام به قبل انتهاء الاجتماع. وهذا يساعد بشكل خاص عندما تخرج المحادثة عن مسارها حول مواضيع جدول الأعمال ".

    2. هل يشعر أشخاص آخرون بالاستعداد؟
    لا يتطلب كل اجتماع تقوم بتشغيله أو حضوره من الأشخاص مراجعة أو تعبئة أو الحصول على المواد مسبقًا. ومع ذلك ، إذا كان الأمر كذلك ، فإنني أوصي بأن نضمن لكل شخص الوقت والموارد المناسبة للقيام بذلك (مرة أخرى ، استخدم جدول الأعمال هذا!).

    ولكن في كثير من الأحيان نقوم بإنشاء اجتماعات قبل النظر في السياق والشفافية. نتيجة لذلك ، يأتي الأشخاص إلى المحادثة في مساحة الخطأ غير الصحيحة. خذ على سبيل المثال شخصًا جديدًا وليس لديه خلفية في تاريخ شركتك. أو أي شخص يحضر اجتماعًا سريعًا ولم يعمل أبدًا مع فريق الهندسة من قبل. ربما لن يخرجوا كثيرًا من الاجتماع أو يساهمون بأية أفكار قيمة ، أو قد يأخذون المناقشة عن مسارها مع عملياتهم.

    لذا ، قبل المشي ، اسأل نفسك ما يلي:

    هل يعرف الجميع لماذا نجتمع هذا الاجتماع؟
    هل الجميع يعرف لماذا وجهت الدعوة خصيصا لهذا الاجتماع؟
    هل الجميع على اطلاع على ما سنناقشه في هذا الاجتماع؟
    هل الجميع يعرف الجميع في هذا الاجتماع؟ إذا لم يكن كذلك ، فما الذي يحتاجون إلى معرفته؟
    هل هناك أي توتر بين الناس قد يعوق التقدم في هذا الاجتماع؟
    إذا كانت الإجابة لا ، فيمكنك إما سحب الشخص (أو الأشخاص) جانباً ، أو تصويرهم برسالة بريد إلكتروني سريعة لإعطائهم بعض المعلومات الأساسية.

    3. هل الناس متحمسون؟
    من الواضح أن لا أحد سيقفز صعودًا وهبوطًا عند التفكير في اجتماعك ، إلا إذا كنت تحتجز الجراء للحيوانات الأليفة (في هذه الحالة يجب عليّ أن أسأل حيث فقدت دعوتي).

    لكن يجب أن يشعر فريقك بنوع من الطريقة ، وأمل أكثر في النهاية الإيجابية للمشاعر. قد لا يكونون منتشدين لتحدث أرباح فصلية ، لكن قد يشعرون بالارتياح لأنهم حصلوا أخيرًا على بعض المعلومات المهمة أو أن يكون لديهم مساحة لطرح أسئلتهم الملتهبة.

    إذا كانوا يئنوا - وأوانهم لا علاقة لهم بمراعاة الاجتماعات وكل ما يتعلق بهذا النوع من الاجتماعات - وحفر أعمق قليلا. من الممكن أن يكون هذا تكرارًا لمحادثة سابقة وبالتالي إهدار للوقت ، أو شعور بعض الأعضاء بعدم الاستعداد ، أو استبعاد شخص ما والضيق تجاه الجميع. من الممكن أيضًا أن يغرق فريقك ولا يمتلك عرض النطاق الترددي والطاقة ليحضر خلال عرض تقديمي مدته ساعة. بغض النظر عن مصدر الطاقة السلبية ، يتعين عليك معالجتها قبل الدخول إلى الغرفة.

    خلال الاجتماع
    فقط لأنك أعددت بشكل صحيح ، فهذا لا يعني أنك في وضع واضح. هناك العديد من الأشياء التي تحتاج إلى إدراكها في الوقت الحالي لضمان سير كل شيء بسلاسة.

    4. هل تصل إلى أهم النقاط؟
    لقد جئت بمهمة يجب القيام بها - الإجابة على سؤال ، طرح عصف ذهني للفكرة ، تحديد عملية جديدة ، أيا كان. علامة اللقاء الجيد هي تلك التي تحقق ذلك في حدود الحد الزمني الخاص بك.

    للقيام بذلك هو واضح جدا. اتبع جدول أعمالك إلى T (أو على الأقل قدر الإمكان). كل 10 إلى 15 دقيقة ، يمكنك إجراء مراجعة مع نفسك لمعرفة ما إذا كنت لا تزال موضوعًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، قم بتوجيه المحادثة إلى الوراء واتفق على وضع دبوس في أي ظل كان موجودًا لك في وقت لاحق. توافق على إعادة النظر في أي شيء فاتته سواء كان غير متصل أو في اجتماع آخر (وقم بتعيين هذه المهمة لشخص ما في الغرفة). لا تركض فوقها ما لم يوافق الجميع على الاجتماع لفترة أطول. من خلال استغراق المزيد من وقتك ، تجعل من الصعب عليهم الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة الأخرى التي قد حددتها لهم.

    أقرا أيضاً : 4 أسباب أنك تضع الحرائق دائمًا في العمل وكيفية إيقاف الجنون

    تقول هيذرلين نيلسون ، مديرة العمليات المكتبية في The Muse: "إن الهدف الأساسي من الاجتماع هو اتخاذ قرار بشأن شيء ما ، وماذا / من / كيف يتم تنفيذ الإجراء". "ببساطة ، إذا لم تتمكن من طرح عناصر قابلة للتنفيذ ، أو اتخاذ قرارات ، لا تعقد اجتماعًا."

    5. هل الجميع (أو على الأقل من الجميع) يدفعون الاهتمام؟
    إن جعل 100٪ من الجمهور لديهم كل الأنظار عليك ، والهواتف أسفل ، وعلى حافة مقاعدهم ربما يكون امتدادًا (نحن نشغل البشر بسهولة بعد كل شيء) ، ولكن على الجميع أن يستمع إليك تقريبًا زمن.

    لجعل الناس يستمعون يتطلب القليل من الجهد من جانبك. حافظ على الأشياء قصيرة وحلوة. الخطوط العريضة واضحة الخطوات التالية. استخدم صورًا سهلة القراءة وفهم. حظر أجهزة الكمبيوتر المحمولة (إذا استطعت).

    هذه قراءة رائعة لسبب عدم سماع أي شخص في اجتماعاتك - وكيفية إصلاحها.

    6. هل يسأل الناس أسئلة ، وهل يحصلون على إجابة؟
    أود أن أقول أنه من النادر أن يكون هناك اجتماع حيث لا أحد يسأل سؤال واحد. إذا كانت هذه هي الحالة ، فمن المحتمل أن الأشخاص لا يهتمون بها ، وسيطلبون منك على الأرجح عددًا قليلاً من الأسئلة بعد انتهاء الاجتماع (وستحتاج إلى قراءة رقم 5).

    ولكن بقدر أهمية وجود جمهور مستهدف ، فمن المهم أيضًا معالجة مخاوفهم. غالبًا ما نقول "أنا أصل إلى هذه النقطة لاحقًا" أو "أعدك بأنني سأجيب على ذلك في النهاية" ولن أعود إليه أبدًا. لذا تأكد من أنك تغطي جميع القواعد ، حتى إذا كان ذلك يعني كتابة أسئلتك إلى الأسفل أو مطالبتهم بتكرارها في نهاية العرض التقديمي.

    ضع في اعتبارك أنه قد تكون هناك أسباب أخرى لعدم طرح الأشخاص للأسئلة. ربما تكون قد أنشأت بيئة ، ربما عن غير قصد ، حيث لا تشعر بالراحة في القيام بذلك. أو ربما يتخلص الناس من المناقشة لدرجة أنهم ليسوا متأكدين من أين يمكنهم البدء في طرح الأسئلة ، وفي هذه الحالة ربما تراجعت عن سياقهم (انظر # 2 للحصول على المشورة بشأن ذلك).

    7. هل هناك نمط هام من بعض الأشخاص الذين يتحدثون (أو لا يتحدثون على الإطلاق)؟
    على الأرجح دعوت الجميع إلى الغرفة لأنك كنت تريد رأيهم أو مداخلاتهم في مشروع ما - وفي النهاية ستكون الأفكار والإجراءات التي ستخرج من اجتماعك أقوى وأكثر تماشيًا إذا كان الجميع يشاهدون. لذا ، تأكد من أن الجميع يساهمون على الأقل مرة واحدة على مدار وقتك معا.

    يبدو هذا رائعًا من الناحية النظرية ، ولكنه ليس دائمًا واقعًا. بعض الناس أعلى صوتًا وأكثر ثقةً من الآخرين ، وبعض الأشخاص في مراكز أعلى من الآخرين ، وبعض الناس لا يشعرون بأنهم مشمولون أو محترمون مثل الآخرين في الغرفة. مثال على ذلك: تظهر الأبحاث أن النساء أكثر عرضة للانقطاع في المحادثات أكثر من الرجال.

    حاول أن تكون القائد المناسب لقائد المناقشة. اغلاق أسفل يمارس زملاء العمل. لا تقاطع التمسك الناس الذين توقفوا. اتصل بأشخاص لم يقلوا الكثير أو الذين قد يكونون أكثر خجلاً. هذا ينطبق بشكل خاص على الأشخاص البعيدين الذين ليسوا جسديًا في الغرفة.

    أيضا ، تذكر أنك تقع في هذه الفئة ، أيضا ، حتى كمنظم الاجتماع! في بعض الحالات ، يكون من المنطقي أن يكون الشخص الذي يتحدث أكثر من غيره ، ولكن حتى في هذه الحالة يجب عليك التأكد من أن جميع الأصوات في الغرفة يتم سماعها وتضخيمها. (إليك بعض النصائح التي تمنعك من المشي والاعتراف عندما تتحدث كثيرًا).

    بعد الاجتماع
    اوشكت على الوصول! إذا كنت ترغب في أن تكون اجتماعاتك في جميع الأوقات ، ففكر في ما يلي.

    8. هل الجميع يتخذ الحق الخطوات التالية؟
    يمكنك معرفة الموعد الذي كان فيه الاجتماع ضعيفًا عندما غادر الجميع الغرفة وانطلقوا للقيام بالأشياء بالطريقة التي لم تكن تريدهم بها بالضبط.

    تجنب ذلك من خلال كونك مباشرًا وواضحًا بشأن الخطوات التالية. قبل قطع الاتصال ، قم بالتعامل مع ما يلي:

    ما يجب القيام به؟
    كيف تحتاج إلى القيام به؟
    متى يجب أن يتم ذلك؟
    من سيكون مسؤولاً عن القيام بذلك؟
    من سيتولى الإشراف على / تتبع نجاحه؟

    9. هل تم تحقيق الهدف الأكبر للاجتماع؟
    هل يبدو الناس أكثر تحمسًا لإنجاز المهام بعد ذلك؟ هل يبدو أنها تعمل بشكل أكثر فاعلية؟ هل هناك ارتباك أو سؤال أقل؟ هل حققت هدفك الأصلي؟ هناك احتمالات إذا كانت الإجابة بنعم قمت بها على ما يرام (وإذا كانت الإجابة لا ، فقم بقراءة الأقسام أعلاه لمعرفة أين ذهبت بشكل خاطئ).

    10. هل شعر الآخرون أيضًا أن الاجتماع كان منتجًا؟
    أفصل هذا السؤال عما ورد أعلاه لأن هذا يتطلب منك أن تسأل الناس عن شعورهم حيال الاجتماع ، بدلاً من افتراضه.

    من المهم الحصول على التغذية الراجعة المباشرة (خاصة كمدير). من المحتمل أنك شعرت أن الاجتماع انقطع عن العمل دون وجود أي عوائق ، ولكن الجميع لا يوافق على ذلك ، إذ إن سماع ذلك سيساعدك على معالجة سبب عدم نجاحه وكيف يمكنك تحسينه في المرة القادمة. بالتأكيد ، لا يمكنك أن تسأل الجميع في كل مرة تقابل فيها كيف سارت الأمور ، ولكن القيام بذلك من حين لآخر سيضمن أنك على المسار الصحيح.

    لا أحد يحب الاجتماعات ، فلماذا تجعله كريه الرائحة؟ تعامل مع هذه الأسئلة وجهاً لوجه ، وكنت أقل احتمالية لإجراء إخفاقات اجتماعاتك.
    شارك المقال
    Mora Blog
    كاتب ومحرر اخبار اعمل في موقع مدونة انسحاب .

    مقالات متعلقة

    إرسال تعليق